週報を書くということ。 - ポンコツエンジニアの読書記録。

プラントエンジニアとして働いている私が、現在所属している会社と以前所属していた会社の企業文化が大きく違うのでその違いに関してまとめていこうと思います。

エンジニアリングという業態で飯を食べているにも関わらず、企業文化が違うことで業務のやり方も変わるんだなと思った次第です。

それでは、１つ目。タイトルの通り報告書に関して。

現在所属している会社には週報という概念がありません。でこの週報の文化が無いと何が発生しているか感じたことをまとめます。

以前の会社だと、所属課の週報に加えてプロジェクト週報、それこそ現地建設中は

お客様提出用の現地週報とそれこそ毎週3つの週報を書くぐらい報告書が多かったです。（さらに新入社員のときは日報まで出す仕組みになっていました。）

中身としては

　【所属課の週報】

　自分が携わったいるプロジェクト（複数ある場合は複数）と課内で取り組んで

　いる業務の進捗とその懸念などを纏めて記載。

　メインはプロジェクトに関する週報でその内容はほぼプロジェクト週報と同様。

　どちらかというと課内メンバー向けに必要なアウトプットを主とした内容。

　発信先は課内のメンバーに発信。

　【プロジェクト週報】

　プレジェクトに対する週報でエンジニアリングスケジュールに対しての進捗と

　懸案。特に他課や今後顕在化するであろう懸念などを書いてプロジェクトで共有。

　発信先はプロジェクトメンバー全員に発信し、何が起こっているか周知。

　【現地週報】

　現地建設中の進捗とその懸念を纏めた週報。プロジェクト週報の延長だが現在進行系

　の内容となるので緊急性が高い報告書となる。

　いずれの週報も各システムに登録するので、自分は関係者に一斉に配信でき、みんな

　見たいときに皆がアクセスでき記載者が抱えている懸案を共有できる仕組みになって

　います。

　一方、現在所属している会社はこの週報という文化がありません。

　なので、みんな何をやっているかわからないのです。同じチームのメンバーが

　どんな業務を行っていて何をどれ位抱えているか全くわかりません。

　なぜなら誰も定量的に物事を一定の期間で区切って報告すると言う文化が無いから。

　その結果生まれるのは、対話重視のコミュニケーションによる確認となります。

　これ一見聞こえはいいのですが非常に厄介で、

　・聞いたことはいずれ忘れてしまう。

　・聴衆者は確認した気になってしまい定量的な判断が疎かになる。

　・話者もわかるところで話すので全体を捉えた表現ができない。

　・確認の回数が多くなって結局時間を消耗する。

　・聞かれない限り他人の業務にも興味を示さなくなる。

といったことが起こっていると思います。

　なので、

　・追い詰められてから定量的な判断となる資料を作り出す。

　・オーバーフローしてから発覚するので他の人に急に仕事が降ってきたりする。

　・別の人が同じような資料を作って同じようなところで躓いていたりする。

　・曖昧なコミュニケーションチャネルが形成される。

　といった事がしょっちゅう発生します。良くないですね。

以前の職場だとなんでめんどくさいなー。と思っていましたが今となっては

　・他の人が何をやって何で躓いているか確認できる。

　・習慣で報告しないといけないので、各報告のアウトプットは定量的なもので表現

　　できる。

　・懸念、疑問を課内、チーム、プロジェクトと共有してアイディアをみんなから

　　募集できる。

　・止まっているところがわかるので上長も仕事を振りやすい。

　・業務のブロックが定量的な形態へと昇華する。

といったメリットがあると思いました。

　これって結構なメリットで現状を全員で共有でき、業務もスリム化され曖昧な

　アウトプットが不要となり、余計な業務も減る。かつ他人の止まっているところを

　拾ってあげることもできます。（こればっかりは面倒みの良さも係数として入ります

　が。）

　本人が使う時間は報告書をまとめる1,2時間程度。一方対話重視のコミュニケーション

　だと毎日meeting開いて業務報告して1x5 =5時間程度。月では16時間近く差が出てき

　ます。

　報告書ってめんどくさいですが、戦略的に使うと結構な使い道があって、最近組織で

　戦う仕組みを作るってこういうことなんだなーとちょっと思った次第。

　今の組織が決して悪いわけではないが、改善の余地はあるのではないかと。

　というわけで今週の週報は完了。